Un réflexe simple pour rester conforme aux règles ordinales et administratives.
Chaque début d’année marque un temps fort de réorganisation, y compris pour les médecins exerçant en société. Entre les déclarations ordinales, les formalités fiscales et les obligations de transparence, il est essentiel de tenir à jour le Kbis de votre structure (SELARL, SELAS, SCM…). Ce document est la véritable carte d’identité juridique de votre société, telle que définie par l’article R123-66 du Code de commerce.
Le Kbis, le “dossier médical” de votre société d’exercice
Le parallèle est simple : tout comme un dossier patient doit refléter la situation actuelle, le Kbis doit refléter fidèlement la situation juridique de votre société. Il contient notamment :
- Dénomination et forme juridique (SELARL, SELAS, SCM, etc.)
- Adresse du cabinet ou du siège social
- Capital social
- Identité des associés et du gérant
- Objet social (activité médicale exercée)
Conformément à l’article R123-52 du Code de commerce, tout changement affectant la société (gérance, adresse, capital…) doit être déclaré sans délai au greffe pour mise à jour du RCS. Faire ce point en janvier garantit votre conformité au Code de commerce et aux exigences ordinales.
Démarrer l’année avec une situation administrative claire
En début d’année, les praticiens doivent souvent :
- Renouveler leurs contrats d’assurance ou bail professionnel
- Actualiser leurs relations bancaires
- Déposer des dossiers d’investissement ou de financement
- Répondre à des appels d’offres
Or, ces démarches exigent presque toujours un Kbis de moins de 3 mois. Avoir un document à jour dès janvier, c’est démarrer l’année sans blocage administratif.
Simplifier vos relations avec les banques et assurances
Les sociétés de médecins sont soumises à un encadrement strict concernant le financement et les garanties. Les banques et assureurs demandent fréquemment un Kbis récent pour :
- Vérifier la composition du capital
- Confirmer l’identité du ou des dirigeants
Un Kbis obsolète peut retarder un prêt professionnel, une mise en place de garanties, ou l’activation d’une couverture essentielle (RC Pro, prévoyance…). Un simple réflexe de mise à jour annuelle permet d’éviter de nombreux contretemps. Celles ci s’effectuent désormais exclusivement via le Guichet unique INPI.
Anticiper les évolutions de votre exercice médical
Le monde médical évolue : nouvel associé, cabinet secondaire, MSP, changement de statut… Toutes ces modifications doivent être déclarées et inscrites au RCS pour apparaître sur votre Kbis.
Les Ordres professionnels peuvent exiger que vos statuts soient en parfaite cohérence avec votre réalité d’exercice. Mettre à jour votre Kbis, c’est garantir la conformité ordinale et se prémunir d’un éventuel contrôle.
Un geste de rigueur, gage de crédibilité
La rigueur, valeur essentielle du monde médical, s’applique aussi à la gestion de votre structure. Actualiser votre Kbis chaque mois de janvier, c’est :
- Démarrer l’année avec des bases administratives saines
- Montrer votre sérieux à vos partenaires et institutions
- Anticiper les contrôles ou demandes de justificatifs
Une société bien tenue, c’est une pratique libérale plus sereine.
En résumé
Mettre à jour le Kbis de votre société médicale dès janvier, c’est :
- Assurer la conformité avec le RCS et l’Ordre des médecins
- Faciliter vos démarches administratives, financières et bancaires
- Démarrer l’année sur des bases solides et transparentes
Tout comme un dossier patient à jour permet une meilleure prise en charge, un Kbis actualisé assure une gestion fluide et conforme de votre société d’exercice libéral.
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